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IT資産管理コラム

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棚卸し

 棚卸とは、会社が持っている「資産=価値」を確認するものとコアは考えます。

 ただ、棚卸には様々な困難がつきまといます。

 弊社が考える棚卸を行うポイントはいかに負担を減らすかです。”負担を減らす棚卸のコツ”をお伝えします。

作業の負荷を分散する

 棚卸を少ない人数で行うことはとてつもない労力と時間が必要となります。そのため、棚卸は作業負荷を分散させ、棚卸を行う時間そのものを短縮することが大事です。

 分散する方法はいくつかありますが、分かりやすいものが資産の「利用」と「所有」の観点に分けることです。

 資産には「利用者を一意に特定できる資産(利用されている資産)」と「利用者を一意に特定できない共有の資産(所有されている資産)」に分類することができます。前者は、利用者がいるわけなので、その利用者自身で棚卸をします。後者の資産は、所有する資産の責任者が棚卸を実施するのです。そうすることで、重い棚卸の負荷を分散させ、効率的でかつ短時間で棚卸を実施することが可能となります。

 ITAMにはインベントリを収集する際に利用者にアンケートを入力してもらうアンケート機能があります。その機能を用いて、数分という短時間で利用者に棚卸の情報を入力してもらうことができます。

【利用機能】
  • 棚卸機能
  • インベントリ収集アンケート機能
  • カスタムインポート機能

図14_利用と所有

ラベルリーダーを使って、スピードアップ

 バーコードやRFIDのラベルリーダーを利用する棚卸し方法があります。1つ1つの資産を目視確認する方法は時間がかかるため、ラベルリーダーを用いた棚卸しでスピードアップします。サーバールームやソフトウェアインストールメディアの保管棚、倉庫などに多くの資産が設置されているエリアではラベルリーダーを用いた棚卸しが効果的です。

【利用機能】
  • バーコードリーダー連携棚卸し

図15_ラベルリーダーを用いた棚卸し

事前準備を簡単にする

 棚卸をする前に、事前準備としての棚卸をする必要があるケースがあります。それは、棚卸をする場合の基礎情報となる台帳がない、もしくはあやふやな場合です。

 台帳があったとしても、その意味を満たさない場合は、一度事前に「台帳を作るための棚卸」をしてどうなっているのか?(=現実の姿)を把握する必要があります。その現実の姿を把握する作業は、かなりの労力を要します。

 そこで、ネットワークに接続されている資産に関してはITAMで速やかにいまの現状を把握するというのはいかがでしょうか。既にそこに存在する資産を簡単に把握することができるので、事前準備としての棚卸をとても効率的に行うことができるようになるほか、集めた現実の姿を台帳としてITAMで保管することが可能です。

【利用機能】
  • インベントリ収集機能

図26_インベントリ収集機能

固定資産棚卸しと連動して、重なった棚卸し作業から解放する

 物品の棚卸しとは別に会計上の固定資産の棚卸しがあります。固定資産の棚卸しでは会計帳簿の情報と実態を比べて現在の資産価値(簿価)を計算します。決算業務の一部として実施する大切な作業です。この固定資産の棚卸しと物品の棚卸しは対象が重複するにも関わらず別々に実施している企業がほとんどです。固定資産はいくつかの物品の集まりです。会計帳簿の固定資産番号をITAMの資産情報に登録することで、物品の棚卸しと連動して固定資産の棚卸しを行い、重なった棚卸し作業から解き放ちます

図16_固定資産連動棚卸し

こんなお悩みを解決!
  • 棚卸一覧の作成にデータ加工作業が発生し、棚卸期間中は関係システムのデータ更新をロックせざるをえない。
  • 各部門の棚卸担当者の負荷が大きく、本来の業務を行えなくなってしまっている。
  • 総務部門や情報システム部門による「物品棚卸」と経理部や会計部による「固定資産棚卸」を別々にやっていて、社員に重複した作業を依頼している。
  • 棚卸結果の比較作業に何回もデータ加工作業が発生している。