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株式会社建築資料研究社様

100拠点以上、2,000台のPCをITAMで一元管理

資産規模約2,000資産
機能資産管理、インベントリ

ユーザープロフィール

建築資料研究社様

 1969年設立。北海道から沖縄まで日本全国100ヶ所以上で、建設を中心とした専門資格取得をサポートする学校「日建学院」を運営している。学校運営のほか、建築・住宅・インテリア・庭・環境などの資格に関する書籍の出版や、建築設計システムやCALS対応土木システム、測量計算CADなどのパッケージシステムの開発・提供も行っている。

 
 
 
株式会社建築資料研究社 業務管理部基幹管理課
シニア・スタッフ 押田浩氏

 各種専門資格の取得を促進する講座を展開する日建学院の運営母体、建築資料研究社。北海道から沖縄まで100以上にも及ぶ拠点で、1,700台以上のPCが使われています。従来は、どのような状況下でPCが使われているのか把握できていませんでした。そこでコアのIT資産統合管理ソリューション「ITAM」導入を決意。すべてのPCの状況を把握し、廃棄までのPCライフサイクル管理が実現できるようになりました。

導入前の課題課題の解決
持ち込みPCも多く、正確なPC利用状況は把握できなかったITAMを用いたインベントリ情報の収集により、全拠点のPC利用状況を把握
PCの購入・廃棄は拠点ごとに行っていた購入・廃棄フローを一元管理し、PCライフサイクルマネジメントの基盤を確立

拠点任せのPC管理で実態の把握ができない状況に

 建築資料研究社(東京・豊島区)は、建設や不動産、会計・経営・労務、秘書など、様々な専門資格を取得するための受験対策講座を開講する日建学院を運営している会社です。日建学院は北海道から沖縄までの全国各地で講座を展開しており、その拠点数は2008年6月時点で100校を超えています。

 このように拠点数の多い建築資料研究社では、これまでPCの管理も備品同様の扱いをしていました。現在、全社PCの管理を一手に引き受けている業務管理部・基幹管理課では「購入の依頼があれば、窓口となり見積もりを取って注文する。PC自体は依頼拠点に直送し、その後はどんな状況で使われているのか、そのPCが今もあるのか、類型的な把握ができていませんでした」と当時を振り返ります。

 PCの台数把握を困難にしていたのには理由がありました。その一つが営業社員に限り、個人のPCの持ち込みを許可していたことです。つまり会社のLANに接続されているPCが、すべて会社の資産というわけではないというのはもちろんですが、持ち込みPCに会社の資産であるソフトウェアが不正インストールされていないということも証明できなかったのです。持ち込みPCを許可していたことで、古くなって使われないPCも出てきていました。同社では不正PC検知・遮断アプライアンスを導入するなど、対策を打ってきましたが、押田氏はより本格的なIT資産管理の必要性を感じていました。

ソフトウェア資産管理(SAM)の実践を契機に検討を開始

 -ITAM導入のきっかけ

 「資産管理に取り組もうと考えていた矢先、マイクロソフトからソフトウェア資産管理(SAM)を実践するようにという話がったため、全拠点にあるPCのインベントリやライセンスの調査を行うこととなりました。全国からPCの実機やソフトウェアを郵送してもらい、膨大な確認作業の末に棚卸作業が完了、PCがどのような状況で使われているか、ソフトウェアのライセンス利用状況がどうなっているか、管理台帳を初めてつくることができたのです。」と押田氏は語ります。

 これを機にもっと効率的な資産管理の体制を整備する必要性を感じた押田氏は複数の資産管理ツールを試されましたが、なかなか目的と予算双方に合致するツールは見つけられずにいました。そんな時に、コアのIT資産統合管理ソリューション「ITAM」の存在を知ったのです。「PCの台数などきちんとした数字を把握できること。分析など2次利用がしやすいという点が、ニーズとマッチしていると感じました」と押田氏。

管理に特化した使い勝手の良さが決め手となった「ITAM」導入

 -ITAM選定の決め手

 押田氏はITAMを見て、「自分たちが求めていたツールはこれだ」と思ったと言います。ITAMを選んだ理由の第一は資産管理の機能に特化したツールであったこと。「他のツールは操作ログなども取得できるなど、多機能性を特徴としているツールが多く、私たちにとっては使わない機能が豊富についていたのです。しかも価格が高い。私たちが欲しかったの
は、PCが今、どのような状態で何台あるかというインベントリ情報を収集することと、何台くらいの購入をし、廃棄するかという年間の予算管理ができるもの。それに特化していたところが最大の評価ポイントです」と押田氏。

 第二は使い勝手の良さ。「ITAMでは必要に応じて簡単にデータにアクセスできるため、 柔軟な運用が可能になることも評価した点です」(押田氏)

 その他にも押田氏が使い勝手で評価している点がITAMには多々あります。他のシステムからのデータの取り入れや、他のツールへのデータの吐き出しが容易にできる点もその一例です。「例えば他のツールだと管理対象の組織名を入力しないと使えないというものもありました。しかしITAMでは既にある住所一覧などを少しカスタマイズし、インポートすれば、入力する必要がありません。またITAMではビル、フロア、ブロックというように複数段階のレベルで管理ができるようになっているのですが、これも当社の組織体系(営業本部、支店、校)に容易に合わせることができました。画面も直観的でわかりやすく、本当に管理しやすいように作られているなと実感しています」と押田氏は満足げに語ります。

SAMの維持管理に貢献、PCライフクルマネジメントの確立へ

 実稼働は2008年10月。それに伴い、これまでのPCの管理体制も一新することとなりました。まず購入窓口を押田氏に一本化。拠点への直送を廃止し、押田氏の下で台帳登録をして資産管理シールを張り、ITAMの管理ツールをインストールして拠点に配布するという形に変えました。またハードウェアの購入だけではなくソフトウェアの購入も、どんな小さなものでも社内申請をしてもらうという方法に変更。記録を残すことをルール化しました。

 購入フローの刷新と同時に、廃棄フローも見直しを図りました。これまで古くなったPCを廃棄する際、拠点で業者を手配し処分していたのですが、それを廃止。リサイクル業者を一本化し、データ消去証明書を発行してもらった上で廃棄処分するというフローに変えました。 「ITAMの導入によって、全ての拠点のPCやライセンスの状況を確実に把握できるため、当初手作業で行ったような労力をかけずとも、SAMの維持管理が格段に効率よく行えるようになりました。また、これまで手薄だった情報漏洩対策も強化されたと言えます」(押田氏)

 さらにITAM導入により、これまではまったく見えなかった、PCのライフサイクルが把握できるようになったことで、いつ頃、何台のPCを刷新していかなければならないのかを、事前に見積もれるようになりました。「予算を立てやすくなることに加え、余計なライセンスを買うこともなくなります。コスト削減の効果は今後、ITAMに登録されているPCが廃棄に回ったときに実感できると期待しています」(押田氏)

 今はまだ、目的の半分ぐらいが達成されただけですと押田氏。その背景には運用管理方法がまだ定まっていないことが挙げられます。組織変更が頻繁にあることや持ち込みPCの存在により、月1回突き合わせをしなければならないなど、まだ手作業でやらなければならないことも残っているからです。このあたりを解決した上で、押田氏は将来的には備品管理と連動していきたいと展望を述べます。

 「PCの管理は備品管理と同様の考えがないとうまくいきません。運用管理方法が定まり軌道に乗れば、ゆくゆくは総務などの事務部門に任せ、本格的なPCのライフクルマネジメントを確立したいですね」(押田氏)

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