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IT資産管理コラム

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現物管理

 現物管理のポイントは2つあります。

 1つ目は、管理対象に例外をつくらないこと。例えばですが、ある一定の資産だけは別の管理方法をすると、そこには工数的な無駄や何よりも漏れが発生します。例外をつくってしまうことで、「例外」を管理するというコストが発生するのは企業活動にとってとても無駄なことです。

 もう1つのポイントは、管理している情報を常に最新に維持することです。企業活動の日常茶飯事的に出てくる情報要求に対し、即座にその情報を提供することが現物管理をする一番の大きな目的です。それらの情報を求められる度に棚卸をして「今の状態」を収集していては、判断のスピードは鈍ります。管理しているモノの情報を常に最新に保つことは大変重要となるのです。

 上記に挙げた2つのポイントを、ITAMは様々な機能を用いて押さえています。

入口をおさえ、管理できていない”モノ”をゼロにする

 例外をつくらないことを実現するためには、いかに簡単にモノの情報を集めやすいか、がポイントとなると私たちは考えます。モノを調達するパターンは様々存在しますが、ITAMではその調達パターンに合わせた入力フォーマットをつくることができます

 運用に合わせた無理のない情報収集方法を選択できるため、資産調達の入り口を押さえて登録漏れの発生を防ぎ、例外をつくることを防ぎます。

【利用機能】
  • 入力フォーマット定義機能
  • 資産分類定義機能
  • 管理項目定義機能

図12_入口をおさえる2

無理なく最新状態を保つ

 資産の情報を常に最新にすることは容易ではありません。それは、資産の利用中には色々な理由でその状態(ステータス)が変化するからです。

 ITAMでは、企業が活動する上で発生する様々な資産変更の内容を反映する仕組みを持っています

 そうすることで、資産情報の鮮度を保ち、いざという時の情報要求に対し常に最新の情報を提供する仕組みを整えることに大きく貢献します。

【利用機能】
  • 入力フォーマット定義機能
  • 資産ステータス管理機能
  • 各種アラート機能
  • 変更履歴機能

図13_状態変化をおさえる

こんなお悩みを解決!
  • モノの調達パターンが複数あり、調達資産の情報が一元管理できていない。
  • 各プロセスで利用するシステムが複数あり、システム間のデータが連携できていない。
  • 資産台帳がバラバラと存在していて、台帳の集約ができていない。
  • 台帳をまとめたり、レポート作成のためにデータ加工作業をやっていて作業負荷が大きい。